Gestione digitale dell'inventario: tracciabilità al servizio del cliente

La gestione delle scorte si è evoluta in modo significativo fino a divenire, oggi, completamente focalizzata sulla soddisfazione del cliente, sull’automazione del magazzino e sulla tracciabilità dei prodotti. Queste azioni, infatti, sono fondamentali per affermarsi in un mercato internazionale dove la concorrenza è onnipresente.

Gestire le scorte comprende tutte le attività legate all'organizzazione e al monitoraggio logistico del magazzino, ovvero:

1. Approvvigionamento e ricevimento della merce
2. Registrazione e conservazione dei prodotti
3. Preparazione degli ordini clienti (picking) e confezionamento (packaging)
4. Spedizione della merce

La minima interruzione, o lentezza, nel funzionamento di una di queste fasi si ripercuote sulla competitività dell'azienda e sulla sua reputazione. Per tale motivo è importante gestire in modo efficace i propri flussi logistici.

La soluzione più efficiente per raggiungere questo obiettivo è ricorrere ai sistemi digitali di gestione dell’inventario. Le soluzioni di inventario digitale, infatti, permettono di effettuare un conteggio più preciso e rapido grazie all'informatizzazione dei dati e all'archiviazione su piattaforma Cloud.

Con questo sistema, il livello delle scorte viene aggiornato in tempo reale, si anticipa la carenza di merce e i costi di stoccaggio si riducono. Inoltre, i software gestionali (ERP o WMS) consentono di realizzare report completi e ricchi di informazioni utili per comprendere meglio le aspettative dei clienti e migliorare il funzionamento della catena di fornitura.

La tracciabilità nell'inventario digitale si riferisce alla capacità di monitorare e registrare ogni movimento di un prodotto, o di una materia prima, lungo la supply chain: dall'acquisizione fino alla consegna finale.

La tracciabilità permette alle aziende di ottenere una visibilità completa e in tempo reale delle loro operazioni. Per far questo, si usano tecnologie avanzate come l'Internet of Things (IoT), i codici a barre, l'RFID (Radio Frequency Identification) e i software di gestione dell'inventario.

Vediamo ora nel dettaglio come funziona la tracciabilità nell'inventario digitale.

Identificazione unica dei prodotti

Ogni prodotto, o lotto, viene etichettato con un identificatore unico, come un codice a barre, un tag RFID o un altro tipo di identificatore digitale. Questo consente di tracciare ogni singolo articolo in modo preciso lungo tutta la supply chain. I codici a barre richiedono una linea di vista per poter essere scansionati; i tag RFID, invece, rendono il processo più efficiente perché possono essere letti automaticamente, senza contatto diretto.

Monitoraggio in tempo reale

I sensori IoT e i sistemi di scansione automatica sono fondamentali per la raccolta di dati in tempo reale, in quanto monitorano continuamente lo stato (ad esempio temperatura e umidità) e la posizione dei prodotti. Questi dati vengono poi inviati a un sistema centrale di gestione dell'inventario che aggiorna automaticamente le informazioni in tempo reale.

Tecnologia blockchain

La tecnologia blockchain serve a garantire la sicurezza e la trasparenza dei dati di tracciabilità. Ogni movimento o modifica dello stato di un prodotto può essere registrato in un registro distribuito, immutabile e verificabile. Questo permette a tutti gli attori della supply chain di accedere a un'unica fonte affidabile, riducendo il rischio di frodi e aumentando la fiducia tra i partner commerciali. La blockchain offre anche la possibilità di tracciare l'origine dei prodotti, certificando la loro autenticità e conformità alle normative.

Software di gestione dell'inventario

Il software di gestione dell'inventario è lo strumento informatico che registra tutte le merci in entrata e in uscita e automatizza l'intero processo della catena di fornitura. Ecco, come esempio, alcune funzionalità di questo software:

• Integra e analizza i dati raccolti dai sensori e dai dispositivi di tracciamento come gli scanner
• Fornisce strumenti per la gestione delle scorte, la previsione della domanda, la gestione degli ordini e la generazione di report dettagliati
• Elabora i dati (sotto forma di report, statistiche e grafici) permettendo di avere una visione chiara e dettagliata di tutti i movimenti e le transazioni relative all'inventario

Le soluzioni software per la gestione dell'inventario aiutano, quindi, a prendere decisioni informate sulla gestione delle scorte.

A seconda del software scelto, vengono offerte diverse possibilità. Vediamole di seguito.

• Gestione degli articoli, con identificazione della merce e creazione di schede prodotto (descrizione, peso, prezzo di vendita, ecc.)
• Possibilità di stampare etichette sotto forma di codice a barre, codice QR o chip RFID (con stampante RFID)
• Gestione dello stoccaggio, con tracciabilità delle risorse in tempo reale (aggiornamento dell'inventario), avvisi di esaurimento scorte e rifornimento automatico
• Gestione degli ordini dei clienti, con automazione del processo di vendita online (addebito diretto bancario, preparazione dell'ordine, imballaggio, tracciabilità del pacco, assistenza tecnica, ecc.). Il software migliora anche la sicurezza della transazione evitando, ad esempio, la doppia fatturazione
• Gestione del trasporto pacchi mediante selezione automatica del corriere più adatto in base alla localizzazione del cliente o fornitore
• Gestione amministrativa dei fornitori e dei clienti tramite registrazione elettronica dei loro dati di contatto
• Gestione dell'andamento dei prezzi mediante avvisi in caso di fluttuazione del costo dei prodotti in stock: Si evita, così, di vendere in perdita e, anzi, è possibile avere un maggiore valore aggiunto
• Gestione della contabilità per tenere traccia di vendite, fatture e spese, ma anche per calcolare le tasse

Il software consente, inoltre, di produrre report di analisi dettagliati, come ad esempio: andamento dei prodotti commercializzati, articoli esauriti o scaduti, consigli di ottimizzazione per migliorare i risultati commerciali.

Meglio un software ERP o WMS per la digitalizzazione dell'inventario?

L'ERP(Enterprise Resource Planning) è un software di gestione dell'inventario che mira a semplificare la trasmissione di informazioni in tempo reale provenienti da un'azienda.

Riunisce tutti i report finanziari e contabili, la cronologia delle forniture, il monitoraggio completo degli ordini, i dati sulle risorse umane, gli elenchi dei fornitori, il servizio post-vendita, e molto altro.

Anche il WMS (Warehouse Management System) è un software di gestione delle scorte, ma si concentra più sull'organizzazione operativa del magazzino, e più precisamente sul flusso delle merci. Il WMS ottimizza l'intera catena di fornitura dell'azienda, riducendo gli spazi di stoccaggio e velocizzando ogni processo della supply chain. Ad esempio, il software WMS può assegnare una posizione specifica a determinati prodotti nel magazzino in base alle loro dimensioni, caratteristiche, rotazione, stagionalità, e così via.

Questi due software di gestione sono in realtà molto complementari: il WMS contribuisce alla riduzione delle scorte e gestisce e controlla l'efficienza della logistica di magazzino; l’ERP, d'altra parte, fornisce tutti i dati strategici per aumentare la produttività e limitare gli errori.

ERP e WMS sono essenziali per la tracciabilità anche perché permettono di avere una visione completa e in tempo reale dello stato dell'inventario, facilitando decisioni informate e tempestive.

La tracciabilità dell'inventario digitale rappresenta un elemento fondamentale per migliorare l'esperienza del cliente e ottimizzare la gestione delle operazioni aziendali. Grazie alla tracciabilità, le aziende possono evadere gli ordini con maggiore precisione. Ogni articolo può essere localizzato rapidamente e con precisione mentre gli errori di spedizione sono ridotti al minimo: tutto questo migliora la soddisfazione del cliente.

Ci sono però altri fattori, derivanti dalla tracciabilità, che contribuiscono ad un servizio impeccabile verso i clienti:

Riduzione dei tempi di consegna

La tracciabilità in tempo reale consente di ottimizzare la gestione dell'inventario, riduce i tempi di inattività e migliora l'efficienza operativa. Questo si traduce in tempi di consegna più rapidi.

Trasparenza e fiducia

I clienti possono monitorare lo stato dei loro ordini in tempo reale; questo accresce la trasparenza e la fiducia nei confronti dell'azienda. Inoltre, sapere esattamente quando un prodotto è stato spedito e quando arriverà, offre ai clienti una maggiore tranquillità.

Gestione efficace dei resi

La tracciabilità facilita anche la gestione dei resi, consentendo di identificare rapidamente e facilmente il punto di origine di un problema. Questo permette di effettuare un reso in modo più efficiente, migliorando il servizio post-vendita.

Conformità normativa

Molti settori, come quello alimentare e farmaceutico, richiedono la tracciabilità dei prodotti per garantire la sicurezza e la conformità alle normative. La gestione digitale dell'inventario aiuta le aziende a soddisfare questi requisiti, riducendo il rischio di sanzioni e migliorando la sicurezza del cliente.

Supporto nella risoluzione dei problemi

Inoltre, avvalersi di questo progetto consente di ottenere informazioni dettagliate su ogni fase della supply chain. In caso di problemi, le aziende possono utilizzare questi dati per identificare rapidamente la causa principale e risolvere la questione in modo tempestivo. Questo livello di supporto è fondamentale per mantenere la fiducia del cliente.

Personalizzazione e miglioramento del servizio

I dati raccolti attraverso la tracciabilità possono essere utilizzati per comprendere meglio le esigenze e le preferenze dei clienti. Le aziende possono utilizzare queste informazioni per personalizzare i loro servizi e prodotti, migliorando ulteriormente l'esperienza d'acquisto.

La gestione digitale dell'inventario, ed in particolare l'attenzione alla tracciabilità, offre numerosi vantaggi strategici per le aziende, migliorando l'efficienza operativa e la soddisfazione del cliente.

Grazie all'implementazione di tecnologie avanzate come IoT, RFID e software di gestione dell'inventario, le aziende possono ottenere una visibilità completa delle loro operazioni, garantire la precisione degli ordini e migliorare i tempi di consegna.

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