Policy aziendale in materia di acquisti: a cosa serve

Premesso quanto sopra, appaiono già ben evidenti quali siano i principali obiettivi di una buona policy aziendale sugli acquisti, a cominciare dal tema della compliance: la policy deve infatti garantire che tutti gli acquisti siano effettuati nel rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili, sia a livello nazionale che a livello internazionale, evitando in tal modo di esporre l’organizzazione ai rischi (economici, di immagine, e non solo) che potrebbero insorgere in caso di acquisti non-compliance.

Contestualmente, la policy per gli acquisti deve permettere l’ottimizzazione delle risorse aziendali: le procedure ivi incluse, e che vengono descritte per regolamentare gli approvvigionamenti, consentono infatti di selezionare le migliori condizioni in un contesto di trasparenza e di equità.

È altresì noto che la policy debba occuparsi di definire le procedure di prevenzione e di gestione dei rischi legati agli acquisti, come ad esempio può avvenire nelle ipotesi di frodi e corruzione, contribuendo a migliorare la sicurezza e l’efficienza del processo di acquisto.

Se gli obiettivi e i benefici della presenza di una buona policy sugli acquisti sono ben definiti dalle pur sintetiche righe che precedono, può essere utile sottolineare quali siano le conseguenze potenziali degli acquisti fuori policy, ovvero quelle scelte di approvvigionamento che sono effettuate senza il rispetto delle regole stabilite dalla politica aziendale sugli acquisti.

L’impatto negativo di simili transazioni può essere molto profondo e può verificarsi, in primo luogo, con un aumento dei costi: l’approvvigionamento estraneo alle regole della policy può infatti esporre l’organizzazione all’acquisto di beni o servizi a prezzi più alti di quelli che invece potrebbero essere negoziati attraverso il ricorso ai fornitori individuati dalla compliance.

Come abbiamo già avuto modo di accennare, inoltre, gli acquisti fuori policy lasciano spesso maggiore spazio per frodi e corruzione, così come frequente è il rischio di andare incontro ad approvvigionamento di beni di qualità inferiore.

è sempre presente anche il rischio di danni all’immagine. Gli acquisti effettuati fuori policy possono, infatti, nuocere all’immagine dell’azienda nell’eventualità in cui non rispettino le normative vigenti, o i principi etici e di responsabilità sociale.

Se i rischi di cui sopra sembrano essere di grande rilievo, lo sono ancor di più nello scenario di una non conformità degli acquisti indiretti, che sono quelli relativi ai beni e ai servizi non direttamente usati nel processo produttivo, che – data la loro complessità e l’elevato numero di fornitori coinvolti – possono generare conseguenze ancora più profonde.

Per assicurare il giusto rispetto della policy aziendale sugli acquisti, è fondamentale dotarsi di un efficace sistema di internal auditing che possa identificare e valutare i rischi legati agli acquisti, oltre a monitorare il processo di acquisto per verificarne la sua conformità alla policy.

Condividiamo infatti come per assicurare la migliore efficienza non sia sufficiente sottoporre le attività di acquisto al solo controllo generico, gerarchico e amministrativo, ma occorra altresì sviluppare un controllo sul rischio specifico dell’approvvigionamento.

Al fine di aumentare la coerenza tra il processo di approvvigionamento e le politiche aziendali sugli acquisti è sempre più frequente l’adozione, da parte delle organizzazioni di soluzioni digitali, di software che possano consentire alle imprese di presidiare in maniera più mirata questi aspetti fondamentali, spesso declinati in piattaforme gestionali personalizzabili in grado di occuparsi degli approcci più importanti della gestione acquisti.

All’interno di questo tema, sottolineiamo come tra i software di maggiore rilievo rientrino quelli di eProcurement, ovvero sistemi digitali che possono assicurare la migliore efficienza all’intera supply chain, permettendo un’elaborazione digitale dei flussi di acquisto, delle procedure e delle informazioni che concernono l’individuazione e l’amministrazione dei rapporti con i fornitori.

L’eProcurement – eliminando progressivamente la produzione di documenti cartacei e potendosi facilmente declinare in procedure elettroniche più governabili – rappresenta dunque uno strumento indispensabile per gli uffici acquisti di piccole e grandi organizzazioni, aiutando loro a rispettare la policy aziendale in tutti i processi.

Gli ulteriori benefici in termini di riduzione dei tempi di approvvigionamento e dei costi, prevenzione dei contenziosi, miglioramento della trasparenza e semplificazione delle attività, sono elementi sufficienti per spiegare per quale motivo, in fondo, sempre più imprese si siano orientate nei confronti della scelta di tali software digitali nel corso degli anni.